Seguramente como empresario ya ha pasado por tu cabeza la idea de ponerte al día con este asunto de la factura electrónica, pues quédate conmigo en esta lectura que disipará tus dudas y te indicará si ya es el momento de empezar a ejecutar las primeras acciones, para evitar el colapso, una vez entre en vigor la norma.
1.- ¿Cuál es el entorno internacional?
Actualmente la factura electrónica está bastante desarrollada en el entorno europeo donde más del 85% de los países cuentan con la factura electrónica en lo que se refiere a las relaciones comerciales con los gobiernos B2G y en la actualidad, el desarrollo de la factura electrónica entre empresas B2B es pionero en países como Francia, Polonia, Rumania y Alemania. Caso aparte es el desarrollo en países asiáticos donde esta práctica está mucho más extendida e implantada.
2.- ¿Cuál es el marco legislativo actual en España en relación a la factura electrónica?
La previsión de la factura electrónica aparece en la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, Crea y Crece, donde se prevé la facturación electrónica obligatoria entre empresas B2B y la obligación de informar acerca del estado de la factura.
Además, en junio de 2023 se publicó el borrador del Real Decreto que aprobará el desarrollo reglamentario de la factura electrónica y que se vio modificado en enero de 2024 pero que sigue pendiente de publicar.
Por otra parte, era necesaria la orden ministerial que regulará todas las especificaciones técnicas del formato español, esta orden 1177/2024, fue publicada el pasado 18/10/24
3.- ¿A que cambios nos enfrentamos?
Nos enfrentamos a dos cambios,
- El primero, y exceptuando sólo a las empresas que emitan sus facturas manuscritas, los programas que las empresas utilicen para emitir facturas tienen que cumplir con la orden 1177/2024.
- El segundo, una vez se publique el reglamento de la factura electrónica, obligará a subir de manera inmediata a la nube de la AEAT las facturas emitidas a través del sistema VERIFACTU.
4.- ¿Cuándo se prevé la entrada en vigor de ambas novedades?
- El primero de los cambios, utilizar sistemas de facturación que cumplan con la orden 1177/2024 entra en vigor en julio de 2025.
- El segundo, emisión de facturas electrónicas y su envío a la AEAT, depende de cuando se publique el reglamento. A partir de su publicación, se aplicará en el plazo de 1 año para las empresas de mas de 8.000.000´00€ de facturación, dos años para el resto y tres años para los profesionales. Si el propio reglamento no cambia estos plazos.
A contar desde la publicación en el BOE del Reglamento habrá un plazo de 12 meses para la entrada en vigor de la norma que se producirá de manera escalonada.
- 1º Empresas que facturen más de 8.000.000´00€ (a partir 12 meses de publicación del reglamento)
- 2º Resto de contribuyentes excepto profesionales (a partir de 24 meses de publicación del reglamento)
- 3º Profesionales (a partir de 36 meses desde la publicación del reglamento)
Durante el primer año las empresas obligadas a facturación electrónica deberán además emitir las facturas en formato PDF para la recepción y lectura por aquellas empresas que todavía no hayan sido incluidas en la obligación.
Se prevé que pueda ser publicado el reglamento el 01/01/25, de manera que la obligación estaría generalizada para el 01/01/28.
5.- ¿De qué me tengo que ocupar ya mismo?:
En principio solo tienes que verificar que tu aplicación de facturación a partir de julio de 2025 cumple con la orden 1177/2024.
6.- ¿Y si facturo con Excel o Word?:
En este caso deberás de comenzar a utilizar un programa de facturación que cumpla con la orden 1177/2024.
7.-¿El Gobierno de España va a proporcionar alguna herramienta de facturación gratuita?:
Sí, el gobierno de España proporcionará una solución pública para la emisión de facturas que cumpla con la orden 1177/2024
8.-¿Si no utilizo una aplicación que cumpla con la Orden 1177/2024 me pueden sancionar?:
Sí, hay previsto un régimen sancionador en caso de incumplimiento de 50.000´00€ por ejercicio.
9.-¿Qué repercusiones se prevén cuando los programas cumplan con la orden 1177/2024?:
Las más importantes serán, la imposibilidad de cambiar los datos una factura de venta. Actualmente, en ocasiones, los datos de una factura se modifican por que han habido errores en emisión, pero una vez se aplique la orden 1177/2024 solo se podrán hacer estas modificaciones vía facturas rectificativas.
10.- ¿Quién estará obligado a expedir factura electrónica cuando se publique y entre en vigor el reglamento?
- Empresarios y profesionales residentes en España
- Establecimientos permanentes que entreguen bienes o presten servicios en España
11.- ¿Qué cambios hay en el contenido de la factura electrónica?
Ninguno. No hay cambios con respecto a los elementos fundamentales del contenido de las facturas.
Sí se prevé que puedan incluirse campos optativos como, numero de pedido, plazos de pago.
12.- ¿Hay que incluir un código QR en la factura?
Si pero este código es solo para casos específicos obligados a veri factu (más adelante te explico lo que es).
13.- ¿Cuándo se debe expedir la factura electrónica?
Cuando se realice una entrega de bienes o prestación de servicios por un empresario español a otro, en los plazos reglamentarios actuales, es decir, no cambian los plazos de emisión que indica el reglamento de facturación actual.
14.- ¿Hay alguna excepción a la obligación de emitir factura electrónica?
Sí hay excepciones:
- Facturas a particulares B2C.
- Facturas simplificadas. Cuando la factura emitida es una factura simplificada, no es obligatorio emitirla de manera electrónica. Ahora bien, si esta factura simplificada se transforma en factura completa, entonces sí será necesaria su emisión en formato electrónico.
- Facturas a las administraciones públicas B2G. Estas ya tienen su cauce.
- Facturas a extranjeros.
No obstante si se utiliza un sistema informático para emitir facturas, ese siempre deberá cumplir con la orden 1177/2024.
15.- ¿Qué sistemas existen actualmente similares a la facturación electrónica en el ámbito español?
Actualmente existen tres sistemas similares:
- Desde 01/07/17 este sistema de control tributario obliga a determinadas empresas a comunicar, de una manera continuada, los libros registro de facturas emitidas y recibidas a través de este sistema electrónico. La llevanza de este sistema excluirá de la obligación de aplicar la facturación electrónica.
- TICKET BAI. Desde enero de 2022 este sistema de ámbito foral exclusivamente del País Vasco, obliga a presentar su facturación de manera electrónica a quien ejerza actividades económicas como sistema de control tributario.
- Desde enero de 2015 los proveedores de las administraciones públicas españolas que facturen más de 5.000€ están obligados a remitir sus facturas mediante el sistema electrónico FACE con el fin de luchar contra la morosidad de las AADD
16.- ¿Qué nuevo sistema incluirá el reglamento de facturación electrónica?
VERIFACTU. Creado como un sistema anti fraude fiscal, será el que, desde la entrada en vigor del reglamento de facturación, tendrán que cumplir todos los programas de facturación con el objeto de adaptarse a la estandarización de los sistemas de facturación.
17.- ¿En qué consiste el nuevo sistema de facturación electrónica?
A partir de la entrada en vigor del reglamento, las empresas EMISORAS de facturas, tendrán la obligación de comunicarlas por medios electrónicos a la administración tributaria, a su vez los receptores de las facturas tendrán que confirmarlas, en incluso comunicar si han sido pagadas.
De esta manera el receptor admitirá o no la factura y confirmará a la AEAT la factura que ha comunicado el emisor.
18.- ¿Cómo se envía la información a la administración tributaria?
La información de las facturas emitidas se podrá enviar a la AEAT de dos maneras:
- De manera directa a través de la aplicación o solución pública que la administración proporcione a estos efectos.
- A través de soluciones privadas adaptadas a la solución pública.
19.- ¿Qué son los estados de la factura?
La factura electrónica pasará por diferentes estados:
- Enviada por el emisor
- Aceptada o rechazada por el receptor
- Pagada por el receptor
20.- ¿Cuáles son los plazos para aceptar y pagar desde la expedición?
- 30 días naturales, desde fecha de expedición para aceptar.
- 30 días + 4 días laborables, para comunicar a la solución pública la aceptación o rechazo.
- 60 días naturales, desde la fecha de expedición hasta su pago.
- 60 días naturales + 4 días laborables, para comunicar a la solución pública el pago de la factura.
21.- ¿Es demasiado pronto para preocuparme por esta norma?
Sin duda implantar este sistema va a requerir que los procesos internos de cada empresa estén bien definidos.
Dependiendo del volumen de facturación va a ser preciso tener preparada la estrategia que permita una transición sin sobresaltos.
Es previsible que la mayoría de plataformas privadas de facturación faciliten esta adaptación, no obstante, sin una buena gestión interna de procesos todo se puede ver dificultado.
Espero que esta lectura te haya servido para decidir cuándo y cómo vas a preparar tu empresa para este nuevo reto. Si es así para mi es un placer haberte ayudado, estamos a tu disposición y nos encantaría que contaras con nuestra asesoría fiscal en Alicante para tu toma de decisiones futuras.